MEMASARKAN PENGGUNAAN E-LEARNING KEPADA PEGAWAI

Setiap perusahaan yang menerapkan konsep pembelajaran (learning organization) harus memiliki komitmen untuk senantiasa meningkatkan daya saing pegawainya melalui proses pembelajaran baik di tempat kerja maupun dengan pembekalan berupa pendidikan dan pelatihan. Proses pembelajaran yang baik tidak hanya berorientasi kepada kepentingan perusahaan semata, namun harus meningkatkan kemampuan dan daya saing pegawai sebagai bekal dimanapun mereka bekerja (lifetime employment).

Setiap pegawai perlu terus memanfaatkan kesempatan untuk mengasah kemampuan dan ketrampilan dirinya sebagai sarana berkompetisi di tempat kerja. Pelatihan merupakan salah satu media untuk mendukung pencapaian tujuan tersebut. Namun bagi perusahaan, ada faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam melaksanakan pelatihan tersebut seperti waktu dan anggaran yang tersedia. Untuk mensiasati kedua hal tersebut agar tidak menjadi kendala, maka sistem pembelajaran menggunakan sarana jaringan internet/intranet, atau yang biasa disebut e-Learning, muncul menjadi alternatif yang perlu dipertimbangkan khususnya bagi organisasi yang relatif besar seperti Bank Mandiri. Kehadiran e-Learning di suatu perusahaan menunjukkan keseriusan manajemen untuk meningkatkan value pegawainya, sekaligus sebagai bentuk apresiasi terhadap pegawai sebagai bagian dari aset organisasi.

Walaupun di satu pihak kemunculan e-Learning disambut cukup antusias karena telah merubah secara fundamental pelaksanaan sistem pembelajaran seiring dengan perkembangan teknologi informasi, namun di pihak lain keraguan masih ada di sebagian pihak berkaitan dengan efektifitas dari hasil pembelajaran melalui sistem pembelajaran baru ini. Menurut Michael Harris dari BestWebTraining, ada beberapa hal positif yang menjadi keunggulan e-Learning dibandingkan sistem pelatihan di kelas (classroom training) seperti dipaparkan di bawah ini.

Lebih Menyenangkan: Penggunaan jaringan internet/intranet yang dapat diakses tanpa batas waktu dan tempat memudahkan baik bagi peserta maupun administrator dan instruktur/mentor. Administrator terhindari dari kesulitan mengatur jadwal maupun menyediakan sarana-sarana penunjang sehingga pelatihan dapat dilakukan secara konsisten, sementara bagi instruktur dapat lebih fokus dalam melayani diskusi dengan peserta dibanding harus menghadapi seluruh peserta dalam satu kelas.

Lebih Terjangkau: Karena tidak harus menyediakan sarana-sarana penunjang seperti ruang dan materi pelatihan berikut instruktur/mentornya serta tidak perlu terjadinya pembatalan kelas yang memerlukan penjadwalan kembali membuat biaya penyelenggaraan jauh lebih murah, bisa mencapai 25-40% dari biaya penyelenggaraan classroom training (tergantung jumlah peserta serta lokasi pelatihan).

Lebih Efektif: Pembelajaran bukanlah proses pasif karena tugas instruktur bukanlah mengeluarkan mantra ajaib untuk “membuka” otak pesertanya, tetapi menolong pesertanya untuk memahami materi. Karenanya para peserta harus termotivasi untuk bertanggung jawab terhadap kesuksesannya belajar. Namun sayangnya bahkan dalam adult classroom training, seringkali hanya disyaratkan kehadiran peserta dan bukan bagaimana keterlibatan mereka dalam proses pembelajaran tersebut. Sementara dengan e-Learning, tanggung jawab hasil pembelajaran berada sepenuhnya di pundak peserta. Hal itu pula mungkin yang menjadi alasan keengganan ataupun rendahnya motivasi peserta untuk mengikuti e-Learning sehingga hasilnya sulit untuk dilaporkan.
Yang menjadi permasalahan selanjutnya adalah bagaimana memotivasi pegawai untuk berpartisipasi aktif dengan memanfaatkan fasilitas e-Learning yang telah disediakan perusahaan. Beberapa hal yang mungkin bisa dilakukan perusahaan untuk membudayakan e-Learning dalam rangka meningkatkan return on investment di bidang pelatihan adalah:

• Libatkan seluruh jajaran manajemen dengan memasukkan pelatihan sebagai bagian dari sasaran perusahaan serta menekankan kepada pegawai tentang pentingnya pelatihan bagi karier mereka, bila perlu dengan mensyaratkan partisipasi pegawai dalam e-Learning serta memonitor pencapaiannya.
• Lakukan promosi untuk program-program e-Learning yang telah tersedia melalui media-media komunikasi yang tersedia di perusahaan, bila perlu dengan mengundang pegawai dalam forum yang disediakan khusus untuk mejelaskan tentang e-Learning secara rinci serta menyediakan door prize bagi pegawai yang hadir maupun insentif bagi pegawai yang berinisiatif mencoba program baru yang sedang disosialisasikan.
• Berikan apresiasi dan reward terhadap pegawai yang berhasil menyelesaikan pelatihan-pelatihan tertentu terutama yang berkaitan langsung dengan bidang pekerjaannya sebagai wujud nyata dukungan dan komitmen manajemen terhadap program e-Learning.
• Adakan E-Learning Contest bagi para pegawai dengan menyediakan sertifikat ataupun piala bergilir serta insentif bagi individu unit kerja yang berhasil menang, lalu publikasikan di media informasi intern seperti bulletin ataupun diumumkan di pertemuan-pertemuan pegawai.
• Buat program e-Learning yang user-friendly dengan meminta masukan-masukan dari peserta, serta bentuk Helpline/Helpdesk khusus untuk melayani pertanyaan-pertanyaan teknis seputar pelaksanaan pelatihan-pelatihan yang diikuti pegawai serta membentuk coach team di tiap unit kerja yang bertugas memberikan saran-saran dalam penerapan ilmu dan ketrampilan yang baru diperoleh pegawai dari pelatihan.

Namun yang perlu diingat adalah bahwa kehadiran e-Learning bukanlah untuk menggantikan classroom training karena hubungan antara keduanya justru untuk saling melengkapi. E-Learning yang dilakukan mendahului classroom training memberikan persiapan bagi para pesertanya sehingga dapat berpartisipasi aktif di kelas. Selanjutnya proses pembelajaran di kelas diharapkan lebih menekankan kepada praktek seperti studi kasus ataupun pemecahan masalah dengan mengurangi bobot teoritis.

Hal lain yang penting untuk diingat bahwa pelatihan adalah suatu proses yang berlangsung terus-menerus dalam suatu organisasi pembelajaran. Karenanya program-program e-Learning harus diimplementasikan secara berkesinambungan untuk menjamin keberhasilan perusahaan sebagai organisasi pembelajaran.